Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI

Klienci, uczestnicy szkoleń, kontrahenci, kandydaci i użytkownicy serwisu tqmtc.pl

TQM Training & Consulting Polska Sp. z o.o.

ul. Hoża 86/410, 00-682 Warszawa

KRS 0000388395  |  NIP 7010302284  |  REGON 142968668

Najważniejsze informacje

1. Polityka dotyczy kontaktu i ofert, szkoleń, konsultingu i audytów, certyfikatów, rozliczeń, rekrutacji, marketingu oraz korzystania z tqmtc.pl.
2. Data i miejsce urodzenia są zbierane do certyfikatu wyłącznie wtedy, gdy są rzeczywiście potrzebne do jego treści, identyfikacji uczestnika albo wynikają z wymagań programu, klienta lub jednostki zewnętrznej.
3. Przy wdrożeniach i audytach TQM może działać jako podmiot przetwarzający dane w imieniu klienta. W takim przypadku zasady określa umowa powierzenia i udokumentowane polecenia klienta.
4. Analityczne, reklamowe i społecznościowe pliki cookies mogą działać wyłącznie po zgodzie użytkownika. Odmowa nie może blokować podstawowego dostępu do Serwisu.

Administrator danych i kontakt

1. Administratorem danych osobowych jest TQM Training & Consulting Polska Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Hożej 86/410, 00-682 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000388395, NIP 7010302284, REGON 142968668 (dalej: „TQM” lub „Administrator”).
2. Kontakt w sprawach ochrony danych: tqmtc@tqmtc.com, telefon +48 22 266 80 64 lub korespondencyjnie na adres siedziby z dopiskiem „ochrona danych”. Wiadomości wysłane na używany w Serwisie adres tqmtc@tqmtc.pl również mogą być obsługiwane przez Administratora.
3. Polityka obejmuje tqmtc.pl, kontakt telefoniczny i elektroniczny, ofertowanie, umowy oraz usługi realizowane stacjonarnie i online. Zewnętrzne serwisy, do których prowadzą linki, mogą stosować własne zasady prywatności.

Kiedy TQM jest administratorem, a kiedy podmiotem przetwarzającym

1. TQM jest administratorem, gdy samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania, w szczególności przy obsłudze zapytań, przygotowaniu ofert, zawieraniu i rozliczaniu umów, organizacji szkoleń, wystawianiu certyfikatów, prowadzeniu rekrutacji i własnego marketingu.
2. W ramach wdrożeń systemów zarządzania, audytów, analiz procesów, opracowywania dokumentacji lub innych prac w systemach klienta TQM może uzyskiwać dostęp do danych pracowników, kandydatów, klientów, dostawców lub innych osób. Jeżeli klient określa cel i zasadniczy sposób tego przetwarzania, klient pozostaje administratorem, a TQM działa jako podmiot przetwarzający na podstawie art. 28 RODO.
3. Przed udostępnieniem TQM danych w ramach projektu klient powinien ustalić role stron, ograniczyć dane do niezbędnego minimum oraz - gdy jest to wymagane - zawrzeć umowę powierzenia. Zalecane jest anonimizowanie lub pseudonimizowanie przykładów i dowodów audytowych, jeżeli identyfikacja osoby nie jest potrzebna.
4. Dane szczególnych kategorii, dane o wyrokach skazujących oraz rozbudowane akta osobowe nie powinny być przekazywane TQM, chyba że są niezbędne, istnieje właściwa podstawa prawna i zastosowano adekwatne zabezpieczenia.

Skąd pozyskujemy dane

1. bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą - przez formularz, e-mail, telefon, konto, zgłoszenie, umowę, ankietę, egzamin lub dokument rekrutacyjny;
2. od klienta, pracodawcy albo innego podmiotu zgłaszającego uczestnika lub wyznaczającego osoby do projektu;
3. od przedstawicieli kontrahentów oraz z publicznych rejestrów i źródeł zawodowych, w zakresie niezbędnym do kontaktu biznesowego i weryfikacji danych;
4. z systemów, dokumentów i materiałów udostępnionych przez klienta podczas konsultingu, wdrożenia lub audytu - zwykle w roli podmiotu przetwarzającego;
5. automatycznie z urządzenia i przeglądarki podczas korzystania z Serwisów, np. adres IP, znaczniki czasu, informacje o przeglądarce, zdarzenia bezpieczeństwa i identyfikatory cookies po uzyskaniu wymaganej zgody.

Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Zakres danych zależy od relacji z TQM. Administrator nie powinien pozyskiwać danych „na zapas”. W razie zbiegu terminów stosowany jest termin najdłuższy, który wynika z prawa, umowy albo uzasadnionej potrzeby obrony roszczeń.

Minimalizacja danych do certyfikatów

1. Data i miejsce urodzenia nie są danymi szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO, lecz wymagają ochrony i powinny być pobierane wyłącznie wtedy, gdy są potrzebne do wystawienia danego certyfikatu lub wiarygodnej identyfikacji jego posiadacza.
2. Jeżeli wystarczające są imię, nazwisko, nazwa szkolenia, data i numer certyfikatu, TQM nie powinien żądać daty ani miejsca urodzenia. Pole formularza powinno wyjaśniać, dlaczego dana informacja jest wymagana.
3. Pracodawca zgłaszający uczestnika powinien przekazywać tylko dane potrzebne do organizacji szkolenia i certyfikacji oraz poinformować uczestnika o przekazaniu danych TQM.

Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane wyłącznie w niezbędnym zakresie:

1. upoważnionym pracownikom i współpracownikom TQM, trenerom, konsultantom, audytorom i egzaminatorom objętym poufnością;
2. dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, systemów biurowych, CRM, kopii zapasowych, cyberbezpieczeństwa i obsługi stron;
3. dostawcom platform szkoleniowych i wideokonferencyjnych (obecnie w ofercie wskazywany jest m.in. ClickMeeting), systemów egzaminacyjnych i dystrybucji materiałów;
4. biuru rachunkowemu, bankom, operatorom płatności, poczcie, kurierom, drukarniom certyfikatów, hotelom i obiektom szkoleniowym - jeżeli wymaga tego usługa;
5. kancelariom prawnym, ubezpieczycielom, firmom windykacyjnym i audytorom - gdy jest to konieczne do ochrony praw TQM;
6. pracodawcy lub podmiotowi zgłaszającemu uczestnika - w zakresie obecności, realizacji usługi, certyfikatu lub wyniku, jeżeli posiada do tego podstawę i uczestnik został poinformowany;
7. organom publicznym, sądom i innym uprawnionym podmiotom, gdy obowiązek wynika z prawa.

Podmioty świadczące usługi na rzecz TQM otrzymują dane na podstawie umowy, polecenia lub właściwej podstawy prawnej. Przekazanie danych procesorowi nie wymaga odrębnej zgody, lecz wymaga odpowiednich zabezpieczeń i umowy zgodnej z art. 28 RODO.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Niektórzy dostawcy technologii, w szczególności Google, Meta/Facebook lub X/Twitter, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo umożliwiać dostęp do nich z państw trzecich.
2. Transfer odbywa się tylko przy istnieniu mechanizmu przewidzianego w RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, uczestnictwa w EU-U.S. Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych wraz z oceną ryzyka i środkami uzupełniającymi.
3. Moduły społecznościowe i analityczne wymagające zgody nie powinny łączyć się z zewnętrznym dostawcą przed dokonaniem wyboru przez użytkownika. Szczegóły dostawcy i transferu powinny być dostępne w panelu cookies.

Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

1. TQM nie podejmuje wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nie wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
2. Po zgodzie na cookies może dochodzić do prostego profilowania marketingowego lub analitycznego przez dostawców narzędzi, np. przypisywania zainteresowań na podstawie odwiedzanych treści. Nie jest ono podstawą decyzji dotyczących przyjęcia na szkolenie, wyniku egzaminu ani rekrutacji.

Prawa osób

W granicach przewidzianych przez RODO osobie przysługuje:

1. prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
2. prawo sprostowania danych;
3. prawo usunięcia danych, gdy nie ma podstawy do dalszego przetwarzania;
4. prawo ograniczenia przetwarzania;
5. prawo przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
6. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO; sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest skuteczny bez potrzeby uzasadnienia;
7. prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem;
8. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.

Żądanie można złożyć na adres tqmtc@tqmtc.com. TQM może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość, ale nie powinien żądać danych nadmiarowych. Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca.

Czy podanie danych jest obowiązkowe

1. Dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do odpowiedzi, zawarcia lub wykonania umowy, udziału w szkoleniu, wystawienia faktury albo certyfikatu. Ich niepodanie może uniemożliwić wykonanie danej czynności.
2. Dane marketingowe i cookies inne niż niezbędne są dobrowolne. Brak zgody nie może pogarszać dostępu do podstawowych treści ani usług, które nie wymagają tych technologii.
3. Dane dodatkowe w rekrutacji, szczególne potrzeby żywieniowe oraz zgoda na wizerunek są dobrowolne, chyba że konkretny obowiązek wynika z prawa i został jasno wskazany.

Cookies i podobne technologie

1. Cookies to informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika lub odczytywane z niego. Podobne funkcje mogą pełnić localStorage, piksele, identyfikatory SDK i inne technologie.
2. Cookies niezbędne mogą działać bez zgody, jeżeli są konieczne do transmisji lub dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika, np. utrzymania sesji, logowania, bezpieczeństwa lub zapamiętania wyboru zgód.
3. Cookies analityczne, marketingowe i społecznościowe są uruchamiane dopiero po dobrowolnej zgodzie. Baner powinien oferować na tym samym poziomie łatwe „Akceptuję” i „Odrzucam”, umożliwiać wybór kategorii, nie stosować domyślnie zaznaczonych pól i pozwalać wycofać zgodę tak łatwo, jak ją udzielono.
4. Zmiana ustawień przeglądarki może dodatkowo ograniczyć cookies, ale sama kontynuacja korzystania z Serwisu ani domyślne ustawienia przeglądarki nie są zgodą na cookies opcjonalne.

Marketing elektroniczny

1. Wysyłka newslettera, ofert marketingowych e-mailem, SMS-em lub prowadzenie marketingu telefonicznego wymaga uprzedniej zgody właściwej dla danego kanału zgodnie z art. 398 PKE. Samo wysłanie zapytania ofertowego, zakup lub podanie wizytówki nie jest automatycznie zgodą marketingową.
2. Zgody powinny być oddzielone od akceptacji regulaminu i wykonania umowy, nie mogą być domyślnie zaznaczone, a TQM powinien utrzymywać dowód ich treści, daty, źródła oraz późniejszego wycofania. Dla newslettera zalecany jest mechanizm double opt-in.
3. Każda wiadomość marketingowa powinna umożliwiać łatwą rezygnację. Cofnięcie zgody lub sprzeciw nie wpływa na komunikację niezbędną do wykonania istniejącej umowy.

Dane dzieci i osób niepełnoletnich

1. Serwis i oferta TQM są kierowane głównie do osób pełnoletnich i podmiotów zawodowych. Osoba niepełnoletnia nie powinna samodzielnie zakładać konta ani zawierać odpłatnej umowy bez udziału przedstawiciela ustawowego, gdy jest on wymagany przez prawo.
2. Jeżeli w szkoleniu uczestniczy osoba niepełnoletnia, zakres danych, komunikacja i ewentualna publikacja wizerunku powinny być uzgodnione z uprawnionym przedstawicielem oraz ograniczone do niezbędnego minimum.

Bezpieczeństwo

1. TQM stosuje środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka, w szczególności upoważnienia i poufność, kontrolę dostępu, kopie zapasowe, aktualizacje, ochronę transmisji i urządzeń, zarządzanie incydentami oraz dobór dostawców.
2. Użytkownik powinien chronić hasło, nie udostępniać linków do szkolenia i certyfikatów osobom nieuprawnionym, aktualizować oprogramowanie oraz zgłaszać podejrzane zdarzenia na adres kontaktowy TQM.
3. Żaden system nie gwarantuje absolutnego bezpieczeństwa. TQM okresowo weryfikuje środki i aktualizuje je z uwzględnieniem charakteru danych, kosztu wdrożenia i aktualnych zagrożeń.

Zmiany polityki

1. Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, usług, dostawców lub technologii. Nowa wersja jest publikowana z datą aktualizacji, a o zmianach istotnych dla aktywnej usługi lub zgody użytkownicy są informowani odpowiednim kanałem.
2. Zmiana polityki nie tworzy nowej podstawy przetwarzania i nie zastępuje zgody, jeżeli zgoda jest wymagana.

Podstawy prawne i materiały referencyjne

1. RODO - rozporządzenie (UE) 2016/679
2. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną - tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1513
3. Prawo komunikacji elektronicznej - Dz.U. 2024 poz. 1221, w szczególności art. 398-400
4. Kodeks pracy - w szczególności art. 22¹
5. UODO - Ochrona danych osobowych w miejscu pracy
6. KSeF - podstawy prawne i kluczowe terminy
7. UODO - serwis organu nadzorczego